行政書士電子証明書による電子定款作成と認証業務【株式会社設立】

令和4年６月２２日記載：本ブログのアクセスが増えています。本ブログ下部のコメントに質問を入れて頂いても返信先がわかりませんので、電子メールでお問い合わせください。

まず最初の行政書士電子証明書の取得は超簡単です。　電子証明書の「認証局」になっているのはセコムシステムズ株式会社で、「セコムパスポートfor G-ID行政書士電子証明書」という長ったらしい名称の利用申込書に、印鑑証明書と住民票を添付して郵送するだけです。　なんで民間企業が「認証局」になっているのか、印鑑証明書と住民票をファイルしているだけで、行政書士の本人かどうかの認証に本当に必要なのか疑問です。

個人のマイナンバーは市町村がやっているように、総務省か行政書士会で行政書士登録(事務所や職印を登録)する際に同時にやってくれれば良いのになって感じます。　セコムシステムズ株式会社に支払う費用は2年間有効で14,000円、3年間有効で21,000円。本人確認である実印の効果と、改ざんが無い事を証明する仕組み、「認証局」の役割は情報セキュリティ分野の基本なので理屈はわかりますが、このせこい費用はセコムシステムズのぼったくりのような気がします。

因みに商工会議所の会員だと特別価格という名称で2,000円ほどディスカウントがありますが、そんなに嬉しくないディスカウントですね。

次に、法務省の「登記・供託オンライン申請システム」という複雑なITシステムに手こずります。　不動産や法人の登記情報を取得する際に、オンラインで申込みができ、ちょっと手数料が安いだけの世の中の一般の人には無用のシステムだと思っていました。　平成23年ごろから登記や様々な手続きまでオンラインでできるようにする大規模なITシステムへエンハンスしてきたようです。複雑な要件定義を解読しながら、このITシステムを構築したITベンダーのSEの努力が滲み出ている、オンプレミス開発でどれくらいのSEを何か月投入したのかと心配になる感じです。　はっきり言って、「直感的に分かりにくい」「UX無視」の印象です。　申請書類作成メニューをシステム内に作り込めなかったのか、後から付け足したのか、「申請用総合ソフト」を外出しにしてユーザー(申請者)にダウンロードさせています。　また、不思議なのは電子署名のプラグインソフト「Signed　PDF」というソフトまで開発して使わせようとしています。国民の利便性を考えて無料利用が前提なのは当然ですが、こんなことまで法務省で揃える必要があるのか？、予算が余ったから、または予算規模確保のために作ったのでは？などと考えてしまいます。　

そして、Wordで作成した定款をPDF化して行政書士証明書を付ける作業で躓きました。

行政書士会の研修会(2回も受けた)や「登記・供託オンライン申請システム」で、①WordをPDF化するため、②「Signed　PDF」で電子証明書を付加するには、「Adobe」の有料のAcrobat Pro/Standard DCが必要ということがベースになっています。

当職としては、「①のPDF化するのに、なんでPro/Standard DCがいるのか？」「Wordの中でPDF保存すれば良いだけではないか？」と違和感を感じました。　PDFはどんなプラットフォーム上でも表示可能な便利な仕組みなので、35年くらい前から(昔は有料パッケージを購入していた)多用していました。　Pro/Standard DCの機能は、PDFのまま編集や他のフォーマットへの変換が可能で、今はパッケージ売りをせず、最低1年契約の月額1500円から2000円程度。　編集は元のWordやExcelで行えば良いので、ここ20年以上は無料のReaderだけを使っている状況です。　しかし、法務省が作成した②の「Signed　PDF」は　Pro/Standard DC上でしか電子証明書を付加できないようで、電子証明書の付け方について「登記・供託オンライン申請システム」のコールセンターへ電話で問合せしても埒があきません。　PDFには電子証明書を付加する機能が付いている筈なので、そのやり方を教えてもらおうとしたのですが、言葉が通じない世界は怖いです。　コールセンターでは「Adobe」へお尋ねくださいと冷たい対応です。

それでは「Adobe」へ問合せしようとしても、コールセンターの電話番号が見つかりません(これは米国系IT企業、Facebook、Google、Twitterなども同様)　チャットやメールでの機械的で無機質な無駄なやり取りの挙句、やっと直電話を教えてもらい電話をするも、内容をまったく聞かず「無料のReader　DCについては電話サポートをしていません」の一点張りで切られてしまいます。質問事項を明確にして丁寧に問合せをしていたことがバカバカしくなりました。確かにドキュメントファイルとしてデファクトスタンダード化した「Adobe」のPDF事業は大成功でしょうが、有料・無料に関係なく「Adobe製品」に対する最低限の説明責任があるでしょう。いつか公正取引委員会に優越的地位の濫用としてチクってやろうと思いました。

結局、自力でAcrobat Reader DCの中で電子証明を付加できました。　めちゃくちゃ簡単で拍子抜けします。　左上メニューバー下の「ツール」をクリック→「証明書」アイコンをクリック→上の「電子署名」をクリック→電子証明書印を付ける場所(フィールド)を指定→電子証明書ファイルの指定。　たったこれだけ(数分で終了)のためにネットで情報を探し、意地悪なコールセンターへの電話で何十時間も浪費させられました。【尚、この部分は下記に追記しています】

理屈はシンプルな電子証明の仕組みを、こんなに分かりにくい運用を行い、説明資料のページ数・文字数ばかりが多く、そして肝心なことは書いていない、誰に尋ねても解決策にたどり着かないという状況にはかなりストレスを感じました。

当職の場合は、JR千葉駅近くの千葉公証役場にコンタクトしました。　電話応対は非常に丁寧で、メールで定款内容をチェックしてもらったら一発OK。あとは「申請用総合ソフト」で電子署名付PDFを送信して、日時を決めて取りに行くだけです。送信する際に、公証役場と担当者を選んで、電子署名付きPDFをアップロードするのですが、このシステム内でも改めて電子署名する仕様になっており、これは二重署名になっているのだと感じます。

最近はオンライン面談が可能で、嘱託人の本人確認などを行い、郵送してもらえるそうですが、千葉公証役場に行ったことがなかったので取りに行きました。

ところが、当日困ったことは、その場所が見つかりません。スマホで地図を確認すると野村證券千葉支店の近く。　蒸し暑い中、野村證券当たりのビル周りを二周するも、どこにも公証役場のサインがありません。　よく住所を見ると〇〇ビル8階。　野村證券と同じビルの別入口の小さなエレベータ横に小さな文字で「千葉公証役場」を発見。　「もっと大きく看板でも出してよ～」って感じです。

電子定款の原本は公証役場に保存するという形です。原本コピーをCDRに焼いてくれたのは親切なのですが、「このCDに何の意味があるのですか？いつどのように使うのでしょうか」と書記官に尋ねましたが、首をひねっておられました。　結局、まだ紙文化なんですね。登記用と予備として、定款のハードコピーに「同一の情報の提供」が付いた紙を2部もらいました。　また、嘱託人である当職宛ての「申告受理及び認証証明書」も一部もらいました。これまた「何の意味があるのでしょうか？いつどのように使うのでしょうか」と書記官に尋ねたら、「銀行さんによっては求められるそうです」とのこと。　どこの銀行かまでご存じなかったようですが、何のための電子定款なのかと疑問だらけです。　当職の経験上、遺産相続のときも、民間企業である金融機関の手続きの膠着化や無意味な社内ルールにはうんざりさせられることがあります。

電子証明書は、実印による本人確認(印鑑証明書代わり)だけでなく、原本確認と改ざん防止効果があるのですが、定款作成時の作成者(嘱託人)の電子証明書だけでなく、発起人や公証人の電子証明書も追加してはどうかと思います。税務署などの行政機関や金融機関でも認証局に原本と同一の確認をすることを定着化することが、行政手続きのデジタル化の一丁目一番地ではないかと感じます。(押印文化をやめることがデジタル化ではないというのが持論です)　要は、法務局だけでなく、定款だけではなく、様々な公文書や私文書に作成者・責任者が電子署名し、その文書の利用者や確認者が、認証局に簡単・迅速に認証してもらう運用が定着しないと、今のままでは宝の持ち腐れでのような気がします。

また、情報セキュリティの観点からは、ファイル形式の電子証明書だけではなく、静脈などの生体認証を付加すべきだと思います。若しくは、認証局からの認証ファイル(たった５Kバイトなんです)は2年間または3年間有効のままではなく、その都度、または定期的に最新のファイルにすべきではないかと思います。(認証局の運用が複雑になり過ぎるので避けたいでしょうが)　今のやり方では、パソコンが乗っ取られたり、電子証明書自体が盗まれる危険性があります。鉄砲や刀剣に対して重装備の戦国武将が、兜をかぶるのを忘れて、あっという間に頭を矢で射貫かれてしまうようなものです。

現在、ほとんどの行政手続きに添付する印鑑登録証明書、住民票の写し、戸籍謄本・商法、登記証明などの公文書は発行から3か月以内などの制限が付いています。　許認可申請では個々の法律によって要件が規定されており、それに基づいて必要添付書類が定められる理屈は理解できますが、発行からの時間ではなく、申請時点で原本と同一かどうかが重要な筈です。　逆に今までの紙文化の行政手続きの方が煩雑なのでミスが多く、ミスをゼロにするためのローカルルールが厳しくなるという悪循環が起きてきた気がします。

最後に、電子証明書の認証局や、悪徳商法っぽい「Adobe」などの業者が、多数(何万～何百万人規模)の士業や国民から、ちまちました小銭を吸い上げる仕組みに胡坐をかいていることに呆れます。　個々の月額経費としては小さいのでしょうが、たとえば、10万人(士業、国民)　×　月額＠1,000円　×　12か月だとすると、12億円が毎年の安定した収益です。　10万人が一年で平均５回利用するとすると、一日たった1,370回程度の利用(大型ITシステムのアクセス数としては非常に小さい)。　IT業者としてはサーバー管理費・運用費で年間1億円くらい掛かったとしても11億円の粗利になります。　デジタル化社会になれば、利用者数は100万人規模や1,000万人規模になるでしょうから、やっぱり認証局機能や各種行政手続きの申請システムは行政側の無駄が少なく、安全性が高く、効率的な運用をすべきだと考えます。　

そういえば、「登記・供託オンライン申請システム」って平日8時30分から19時までしか稼働していません。せっかくここまで作りこんだのに365/24稼働にしないのは、需要が少ないからか？いや、利便性と必要性を向上させる意識が低いからこんな状況なのではないでしょうか？

「登記・供託オンライン申請システム」を触っていると、会社設立について、定款認証や登記だけでなく、登記完了後の税務署、地方公共団体、年金事務所など複数の行政機関での手続きがワンストップでできるようなコンセプトがあります。　デジタル庁の「法人設立ワンストップサービス」で、問診結果を出してくれて、それぞれの手続きに漏れが無いようにしている程度ですが、こういうコンセプトを持ってITシステムを構想しているお役人がいることは素晴らしいことだと思います。 今年令和3年2月から運用が開始されたばかりです。

このように国民の利便性を第一に考え、行政手続きの簡素化・迅速化ができれば、未来の日本人(子供のときからスマホ世代)にとっては行政書士・司法書士・税理士などに煩雑な手続きを依頼する必要性が減るでしょう。　ということはまた失業しちゃうのか？　まぁ、いっかぁ

行政書士としては、法務局への登記申請や、税務署・労働局などへの申請の代理を、有償・無償にかかわらず業として行うことはできませんが、こういう方法があることを積極的に紹介していこうと考えています。

本ブログはじわじわとアクセス数が増え、平均滞在時間が約10分と長めなので、同業の行政書士さんにしっかり読んでもらっているようです。一方、Twitterでは司法書士さんから、「はっきり言って、非司業務にあたります」とのコメントを頂きました。「登記オンライン申請」に関してでしょうが、当職が扱う定款作成業務の後の本人(発起人)申請の場合なので問題はないと考えます。「法人設立ワンストップサービス」も税務署や労働局などへの申請書類作成の部分は税理士や社労士との業際問題に抵触しそうですが、これも本人申請であれば問題ありません。　

国民(中小企業者)にとっては、士業間の業際問題は、「ふーん、そうなの」程度のマイナーな問題です。　当職が目指していることは、総合的なコンサルテーションです。総合的とは、個々の行政手続きだけではなく、資金調達(融資、補助金)、経営戦略のブラッシュアップ、中長期の事業計画作成、組織づくり・人的資源管理、知的財産管理、社内規定や契約書作成など多岐に亘りますし、政府が用意しているオンラインによる行政手続きを積極的に紹介していきます。

逆に、これまでさまざまなビジネスコンサルタントや各士業が、部分的な業務、または場当たり的な支援を行うことが、日本の中小企業の生産性向上の阻害要因の一つになっているのではないかと感じます。昔、米国から日本の行政システムが非関税障壁だとクレームを受け、行政手続法や情報公開法などの制定によって、ある程度透明性や公平性が改善されてきたと言えますが、まだまだではないでしょうか。

デジタル庁が掲げる未来の日本社会、国際競争力のある日本経済では、行政書士、司法書士、税理士が過去何十年も行ってきた典型的業務は無くなっていくのでしょう。

もう一言付け加えると、デジタル庁はマイナンバーカードの普及だけで躓いているようですが、そもそもデジタル庁は、「行政の仕組みや社会のデジタル化を進めることで、すべての人の暮らしを便利にしたり、新たなデジタル産業の創出や経済成長につなげたりする取り組みを推進」が使命なのだから、各省庁・地方自治体でバラバラに開発している電子申請システムの基盤づくり、安全性の確保、基本設計やルールづくり、行政間のデータ共有(合致確認)など、大企業でのIT統括部門(昔は情報管理部門)の役割を果たしたらどうかと思います。　それにより行政が使っているITコスト全体が削減され、さまざまな不正申請やミスも減るでしょう。

Acrobat　ReaderでのPDFファイルへの電子署名の貼り付け方について、上記は古い記載なので、令和6年8月時点でのやり方を追記します。

①左側に「すべてのツール」の中に使わない機能が縦に並んでおり、一番下の「さらに表示」をクリック　(以前は簡単に見つけられたのに困ったものです)

②「証明書を使用」を見つけてクリックし、「デジタル署名」をクリックすると、「マウスボタンを押しながらドラッグして、署名フィールドを作成します」とメッセージが出るので、PDFファイルの中のデジタル署名する場所を指定します。

③デジタルIDを選択し(行政書士ならセコムパスポート)、実行を押す。「署名後に文書をロックする」は任意ですが、普通は改ざん防止のためにロックするでしょう。

④既存のPDFに上書きするか、別のファイル名にするかは任意。「保存」を押すと「資格情報が必要です、秘密キーへのアクセスをアプリに許可するにはパスワードを入力してください、キーの説明：CryptoAPI秘密キー」と訳の分からない言葉が出てきます。　これはセコムパスポートを申請し入手した時にセコムから送られてくる8桁のパスワードのことです。マイナンバーカードで個人の電子署名をする際も市役所で自分が設定した忘れかけているパスワードです。

⑤これで電子署名が付いた訳ですが、Acrobat　Readerのアプリ上では、上部に「少なくとも一つの署名の問題があります」と表示されます。　名前、日付・時間が表示されているデジタル署名をクリックすると「署名の完全性は不明です」と表示され、ますます不安になりますが、そのままで良いみたいです。署名のプロパティを見ると、名前、有効期限などが記載され押印は有効だけども、受け取った側が認証局に検証していない状況だから「完全性は不明」と表示されると理解しています。

実印だと、書類に押印し印鑑証明書を添付して申請。受け取った側が印影を目で確認する作業によってその文書の真正性を確認します。電子署名の場合もその確認作業は受け取った側で行うので、こんな中途半端なエラーのようなメッセージが出るのでしょう。

行政書士電子署名はセコムが認証局なのですが、政府認証基盤(GPKI)や地方公共団体認証基盤(LGPKI)とセコム認証基盤で電子署名の相互認証を行っているので、それぞれの行政機関のITシステム内で認証することになっているらしいです。では、銀行や民間同士の契約では、どうやって電子署名の真正性確認をするのでしょうか？と尋ねると信じられない程不親切で、要領を得た説明をしてくれません。たぶん説明が専門的なので面倒なのでしょう。

日本のデジタル化はまだまだ道半ばの気がします。