在宅勤務・テレワークの難しさ
新型コロナウィルスによって急きょ、在宅勤務やテレワークが始まった方が多いでしょう。 ノートパソコンがあるし、会話も携帯があるから仕事に影響がないよ、通勤時間がない分自分の時間ができる、でも自宅だと家族がいるし仕事に集中できるか心配など、いろんなことを考えます。 元々ノートパソコンを持って帰り、家で仕事をしていた人も多いでしょう。
しかし、在宅勤務・テレワークを連日続けていると、社内で顔を突き合わせすことができず、表情が見えないメールと電話だけでは無駄な時間がかかったり、ストレスを感じます。お客さんや外部の業者さんとは顔を突き合わせ、話し合いながら、表情を見ながらデザインや企画・計画の打合せをしたい、図や写真を使って説明しないと勘違いなどトラブルにつながるかも知れない。リクルートなどの面談は雇う方も雇われる方も相手と会って面談したいと思うでしょう。
どんなWeb会議システムがあるのか
会議・セミナー用、商談用、面談用と大きく三種類の用途に分けた説明資料がありました。 無料のSkypeを使ってみてもイマイチ。 Zoomは安くていいけど事前にインストールしてメールアドレスで登録、数日前にセキュリティの問題がニュースになっていたなど、どれが良いのかわかりません。
bellFaceなど年間100万円以上のものを除くと、「meet in」というのを紹介され、去年東証マザーズに上場したばかりのIT企業の、しっかりしたお嬢さんが実際に使って説明してくれることになりました。 約束時間前にはちょっと緊張して、髪型をチェックして待ちました。
初経験のmeet in
事前に用意したのは送られてきたメール中のURLをクリックするだけ。何もインストールや登録する必要は無く、パスワードによるログインも必要がありません。Microsoft Edgeだと一部機能が動かないみたいだけど、Google Chromaで再接続するとバッチリ。
声はよく聞こえるし、画像もこういったWeb会議システムとしては良い方でしょう。便利なのはチャット機能やホワイトボード機能です。資料ファイルをアップロードして画面上で共有することもでき、その資料を相手方がダウンロードできます。(別途メール送信する手間が省けます) また、ホワイトボード同様にその資料画面上に字を書いたりもできます。
書いた文字や図はそのまま画像として保存でき、動画としても保存できます。画像保存は議事録メモをその場で渡せることであり、動画保存ができれば商談全体を録画可能ということなので有効な場面があるでしょう。 加えて、これらの機能の応用として、電子契約というかその場で即決＝契約(署名)に繋げることも可能になります。
しっかりしたお嬢さんの笑顔を見られたかも知れませんが、これを使いこなせたら凄く便利だと感じました。
meet inってどんなシステムか
元々、「meet in」とは池袋のIT企業が開発したもので、2,000人規模のママさんを使ってテストマーケティングを行っているアイドマホールディングスの関連会社です。テレワークを行うママさんにも簡単に使えることを目的にして開発したそうです。パソコンでなくてもスマホでの利用に重点を置いたようす。
だから、さまざまな現場の要求や状況を経験して作り上げてきた感じがします。日経新聞他にも記事として取り上げられたようです。
システム利用費用は年間36万円(月3万円)でちょっとお高いかも知れません。 5人分のIDを登録でき、そのIDを持った人がホスト役です。ホストが任意の名称の打合せ「room」を設定し、そのURLを参加する人にメールで送ります。 最大3人(ホスト入れて4人)まで打合せに参加可能、これ以上大人数の会議には向きません。実際の使用ケースではほとんど面談形式の2人でしょう。 5人分のIDだからといって5人以下の企業向けという訳ではありません。5人が管理する5つの会議室(room)を設定するような意味になります。
使い方によっては、新型コロナウイルスの影響でなくても、普段からこのシステムを使えば、時間の節約、交通費の節約、社内だけでなくお客さんや外部の業者さんとのコミュニケーションの質の向上になるのではと考えます。 それなら月3万円は安いかも。
ネットを使うとセキュリティが心配
どんなITシステムも堅固なデータセンターの中のサーバーがハッキングされたらどうしようもありません。政府や公共のITシステムでもしばしば起きる事件です。しかし、meet inはホストが設定する「room」を使っている時だけです。「room」の名称は任意に変更でき、いくつでも、同時にでも設定でき、使用が終わればその「room」は空っぽになります。 アップロードした資料は削除すれば良いです。 実際の会議室を使うように、その会議室にあるホワイトボードを使い、資料を配布し、打合せが終われば消して出るだけ、次の会議は別の会議室名でまた始め、前の会議室名で参加した人が入ってくる心配はありません。実際の会議室では、たまにホワイトボードの消し忘れや余った資料が残っていることがあったり、会議室名を間違えて部外者がドアを開けてしまうことがありますが、meet inはそれより安全でしょう。
まさに「to meet in the dedicated conference room」です。
詳しくはお問い合わせください。
5月24日追記
「テレワーク」や「非対面型ビジネスモデル」という文字を毎日のように見ます。 経産省中小企業庁のコロナ対応型「小規模事業者持続化補助金」でも「テレワーク」、「非対面型ビジネスモデル」、または「サプライチェーンの毀損」のどれかに対処する内容を事業計画に入れ込まないと審査に落っこちてしまいます。 コロナ禍は今後しばらく続き、元の社会生活には戻らないのでしょう。まさに「テレワーク」や「非対面型ビジネスモデル」の環境を整えるのが常識化し、「こんなことでわざわざリスクを負って、時間をかけて、会いに行かなければならないのか」という時代が目の前に来ているのでしょう。
子供の時(60年代や70年代)のSF映画や未来漫画の中では必ずと言って良いほど、テレビ電話を使っており、それが今、必要不可欠な現実になろうとしているのでしょう。
一般会社員や若い学生でパソコンの扱いに慣れて人は、Zoomなどを使いこなし「テレワーク」や「非対面型ビジネスモデル」にすぐに対応できるのでしょうが、国民の多くはスマホだけ、まだガラケーの人もいるし、Wifi環境にない人もかなりの割合でしょう。もし、広い範囲の人と非対面で面談する必要性がある場合は「meet in」が最適です。